Unified Factory Projects (UFP) służy do automatyzacji i ujednolicania procesów sprzedaży i obsługi klienta w pełnym zakresie: od obiegu dokumentów, ich centralnego przechowywania i udostępniania, wspólnej pracy projektowej i zadaniowej po narzędzia do komunikacji i zarządzanie zatrudnieniem.


Zarządzanie i obieg dokumentów

 

System WorkFlow służy do wspomagania pracy grupowej pomiędzy pracownikami wykonującymi zdefiniowany i zalgorytmizowany zespół czynności w ramach obiegu dokumentów lub realizacji kolejnych czynności w procesach.

Moduł pozwala na określenie i monitoring ról pełnionych przez osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz stanów pośrednich dokumentów lub zadań pozostających w obiegu.

 

Przykładowe zastosowania:

  • Zarządzania reklamacjami – rejestracja reklamacji, wysyłanie automatycznych powiadomień o statusie realizacji reklamacji, obieg dokumentów,
  • Akceptacja i rozliczenie faktur w firmach, gdzie do zakupów i pobierania faktur jest upoważnione wiele osób (możliwość wprowadzenia systemu akceptacji i opisywania faktur przed zaksięgowaniem w obiegu elektronicznym),
  • Uruchamianie projektów wewnętrznie w organizacji: proces akceptacji i komunikacji między działami: przygotowanie dokumentów związanych z uruchomieniem projektu, akceptacja działań i budżetów,
  • Rezerwacja zasobów niezbędnych do realizacji projektu,
  • Zarządzanie korespondencją z klientami w firmie: rejestrowanie, przekazywanie do właściwych osób, wyjaśnienie spraw wynikających z korespondencji, szczególnie dotyczy to organizacji, których klienci nadal preferują korespondencję tradycyjną, papierową,
  • Komunikacja w procesach operacyjnych związanych z komunikacją pomiędzy różnymi działami w firmach (zdefiniowane wcześniej procesy).

Rekrutacja, szkolenia oraz ocena jakości pracy

 

Rozwiązanie, które usprawnia proces rekrutacji pracowników oraz przeprowadzenia ich przez kolejne kroki selekcji, kompletacji dokumentów, szkolenia wstępnego, przygotowania umów.

Wykorzystanie modułu Pracownik jest szczególnie rekomendowane dla firm, które rekrutują duże ilości pracowników podstawowego szczebla. Mogą to być firmy które np. zatrudniają pracowników sezonowo (zatrudniają duże ilości osób w sezonie produkcyjnym, potem muszą zwolnić te osoby, a w kolejnym sezonie zatrudniają ponownie).

 

 

 

 

Podstawowe funkcjonalności:

  • Zbieranie danych z portali rekrutacyjnych,
  • Zarządzanie danymi kandydatów do pracy,
  • Łatwe zarządzanie dokumentacją on-line związaną z procesem rekrutacji, szkolenia wstępnego i zawarcia umowy,
  • Zarządzanie procesem szkoleń dla pracowników,
  • Komunikacja z zarejestrowanymi kandydatami lub pracownikami umożliwiająca masową wysyłkę wiadomości e-mail lub SMS,
  • Oceny okresowe i oceny jakości pracy.

Analiza wybranych procesów w firmie

 

Moduł Partner pozwala na zarządzanie i modelowanie danym procesem tylko i wyłącznie osobom odpowiedzialnym, dopisanym do danego procesu.

W praktyce oznacza to, że np. osoba odpowiedzialna w danej firmie za zarządzanie procesem (np. rozliczania faktur) w module Work Flow może modyfikować proces, dodawać lub usuwać osoby biorące udział w procesie, zmieniać uprawnienia osób, analizować dane o przebiegu procesu w skali makro oraz w szczegółach (np. średni czas trwania danego procesu, informacje o osobach powodujących opóźnienie w procesie, statystyki spraw zakończonych i w trakcie.)

Moduł Partner umożliwia także systemowe powiadamianie uczestników o zdarzeniach w work flow, które ich dotyczą (np. „nowe zgłoszenie serwisowe”, „dokumentacja kandydata kompletna- zweryfikuj”).

 

 

 

infrastruktura-uf

Centralne repozytorium

 

Moduł Baza Wiedzy jest szczególnie rekomendowany dla firm, które mają potrzebę utrzymywania wysokiego poziomu wiedzy w grupie pracowników. Struktura drzewa bazy wiedzy może być dowolnie modyfikowana, zgodnie z potrzebami firmy. Moduł umożliwia sprawne wyszukiwanie w zasobach bazy wiedzy niezbędnej informacji lub dokumentu (po nazwie, słowach kluczowych zawartych w treści lub nadanych dokumentowi tagach).

 

W jaki sposób firma może w praktyce wykorzystać moduł Baza Wiedzy:

Duża zmienność wiedzy:
W niektórych organizacjach powoduje konieczność stałego przekazywania nowych informacji do dużych grup pracowników. Moduł Baza Wiedzy umożliwia przekazanie pełnego zasoby wiedzy wraz z dostępem do bieżących aktualizacji dla zdefiniowanych grup odbiorców.

Aktualne dokumenty:
Moduł Baza wiedzy umożliwia udostępnianie pracownikom lub partnerom aktualnych wzorów dokumentów (np. umów, regulaminów, procedur).

Struktura katalogów:
Dokumenty bazy wiedzy mogą być gromadzone i udostępniane części lub całości wybranym pracownikom, zgodnie z nadanymi im uprawnieniami.