Efektywność. Umiesz ją uruchomić u siebie i swojego zespołu?

Henry Ford zapisał się złotymi literami w historii, mówiąc, że nie da się zbudować swojej reputacji jedynie na zamierzeniach. W każdej organizacji są lepsze i gorsze momenty, a kusząc się o analizę przyczyn sukcesu i porażki zawsze zatrzymasz się na punkcie „efektywność zespołu”. Bez wątpienia efektywność podjętych działań, a nie samo ich podjęcie, jest fundamentem sukcesu w biznesie.

Jak często słyszałeś „Szefie, naprawdę się staramy! Dokładamy wszelkich starań, robimy wszystko, co w naszej mocy”? Trudno nie uwierzyć swojemu oddanemu pracownikowi, który z ogromną wiarą, iskrą w oczach i pełnym zaangażowaniem opowiada o swoich działaniach, działaniach całego zespołu.  Prawdą jest, że pracują, prawdą jest, że podejmują działania, nie da się też zaprzeczyć, że sam podejmujesz wysiłek, próbujesz zmotywować, wyegzekwować więcej.

A może nie tędy droga?

„Osiągnęlibyśmy znacznie więcej, gdybyśmy nie myśleli o naszych celach, jako o rzeczach niemożliwych” – mawiał Vince Lombardi. Może zamiast skupiać się na tym, CZY coś jest zrobione warto koncentrować się na tym JAK jest to wykonane? Mówiąc w uproszczeniu – potęguj, wzmagaj, mierz i zachęcaj do EFEKTYWNEJ pracy. Efekty tego wysiłku powinny być jednak mierzone, wyniki rzetelne, nie można opierać się w tym miejscu na subiektywnej ocenie
i przypuszczeniach.

Aby pracować efektywnie należy:

1. NIE potęgować stresu – najwięcej generuje go tzw. „przeładowany system”. Nie traktuj swojego mózgu jak komputera, który ma wbudowaną funkcję notatnika, kalendarza, wyszukiwarki i dysku twardego, a to wszystko jest otwarte w jednym czasie. Nic tak nie stresuje, jak rozwinięta lista zadań do zakończenia – kiedy koncentrujesz się na jednym zadaniu natychmiast przypomina Ci się kolejne, które powinieneś mieć już zakończone, od wczoraj, to drobnostka. Robiąc wszystko i nic nie jesteś efektywny. Nawet doskonały komputer z otwartą taką ilością programów potrafi „zawiesić się”.

Spróbuj:
– magazynować listę rzeczy do zrobienia, z uwzględnieniem priorytetów, w innym miejscu niż mózg. Znacznie łatwiej będzie skupić się na właściwym zadaniu, zamiast całą energię wkładać w pamiętaniu i przypominaniu sobie w trakcie pracy o tym „co jeszcze zostało”.
– stosować zasadę 3 minut – innymi słowy nie ulegać prokrastynacji. Jeśli zadanie, jakie masz do wykonania nie wymaga większej ilości czasu niż trzy minuty – zrób to od razu, okazuje się bowiem, że więcej czasu stracisz na usiłowanie zapamiętania, przypominania sobie o tym zadaniu, niż jego faktycznie wykonanie. Zrób, wykreśl z listy, działaj dalej.

2. Nie wierz w multizadaniowość. Naukowcy udowadniają, że nie da się efektywnie prowadzić kilku czynności w tym samym czasie – o ile nie jest to chód + drapanie się po głowie. Wracamy do korzeni – sukces tkwi w dobrym planie, wyznaczaniu kroków i realizowaniu ich punkt po punkcie. Badania dowodzą, że dążenie  do  multizadaniowości skutkuje wydłużeniem czasu realizacji projektów, obniżeniem jakości, co więcej mówi się już nawet o obniżeniu ilorazu inteligencji. Zatem – poukładane,  ustrukturyzowane, zaplanowane działanie według planu.

3. Zadbaj o motywację –  UWAGA, nie najwyższą z możliwych, ale odpowiednią. Na początku XX stworzono nowe prawo w psychologii,  prawo Yerkesa-Dodsona. Mówiąc krótko – dla każdego działania jest odpowiedni poziom motywacji. W przypadku, kiedy motywacja jest za wysoka lub za niska – jakość wykonywanej pracy  maleje, w drastycznych przypadkach działanie w ogóle nie następuje. Czyż nie zdarzyło Ci się zepsuć czegoś do szczętu, bo niewyobrażalnie mocno zależało Ci na dobrym wyniku swojej pracy? Paradoksalnie, czasem, gdy zależy nam mniej, kiedy nie towarzyszy nam paraliżujący strach o wynik – wtedy właśnie odnosimy sukcesy.

4. Akceptuj hossę i bessę – jak na giełdzie, Twój organizm również ma czas wysokiej produktywności i okres, w którym produktywność jest niska. Nie miej do siebie żalu, że nie jesteś w stanie pracować ciągle na 100%. Każdemu zdarzają się chwile, kiedy wydajność jest mniejsza, to normalne, o ile te stany się faktycznie przeplatają.

Po wdrożeniu tych wszystkich elementów warto zbadać jak zmieniła się efektywność TWOJA i ZESPOŁU. Aby efektywność była mierzalna, należy operować odpowiednimi narzędziami. Dla przykładu – rozwiązanie Unified Factory proponuje moduły takie jak Work Flow (umożliwiające zoptymalizowanie pracy grupowej pomiędzy pracownikami i użytkownikami wykonującymi zdefiniowany i zalgorytmizowany zespół czynności w ramach obiegu dokumentów lub realizacji kolejnych czynności w procesach), ale także za przyczyną Modułu Partner ściśle powiązanego z Work Flow można analizować dane o przebiegu procesu w skali makro oraz w szczegółach.

Niezależnie od rozwiązania jakie przyjmiemy w kwestii analizy działań i weryfikowaniu efektów – musimy dysponować narzędziami, które pozwolą na stałe, systematyczne mierzenie efektów pracy, a te z kolei przyczynią się do optymalizacji procesów i w konsekwencji bezboleśnie i płynnie zaprowadzą do zamierzonego celu.